Инна Фахрисламова, руководитель департамента по закупкам «Акрона»:

«Электронная торговая площадка – это про прозрачность, скорость, эффективность»

Группа «Акрон» переводит закупки на собственную электронную торговую площадку etp.acron.ru. Новая цифровая платформа призвана автоматизировать закупочную деятельность предприятий Группы в рамках реализации кампаний по капитальному строительству, техническому перевооружению и ремонтно-эксплуатационным нуждам. Это значит, что все рутинные процессы теперь ускорятся в несколько раз.

О том, с чем столкнулись в компании при разработке электронной площадки и какие проблемы она решает, рассказала руководитель департамента по закупкам ПАО «Акрон» Инна Фахрисламова.

– Расскажите, зачем «Акрону» понадобилось создавать собственную электронную площадку?
– Мы живем в эпоху повсеместной диджитализации и используем огромное количество цифровых инструментов. Многие из нас перешли на удаленную работу в связи с пандемией коронавируса. В том числе поэтому оставлять какие-то процессы в традиционном «бумажном» формате уже считается моветоном. Процесс закупки на «Акроне» в принципе представляет собой одну из самых цифровизованных функций – я имею в виду не только электронные торги, но и весь путь от заявки до поступления товара. В компании используются глобальные собственные информационные системы, внедренные в большинство сфер деятельности, но, несмотря на это, блок тендерных процедур оставался в этом плане неохваченным.

– Что вы имеете в виду? Они происходили в режиме офлайн?
– Не совсем, но в ручном режиме. Так, до момента внедрения электронной площадки проведение тендера на закупку находилось в ведении конкретного закупщика по категории товара – на его компьютере. В ручном режиме он формировал обращения к поставщикам, отправлял их по рабочей почте. Сейчас же формирование запросов происходит не вручную, а через публикацию закупки на глобальной корпоративной цифровой площадке.

– Какие проблемы решает новая платформа?
– Наша электронная торговая площадка обеспечивает, прежде всего, прозрачность взаимодействия заказчика и контрагентов, снижает коррупционные риски. Автоматизация закупочных процедур значительно упрощает работу по организации тендеров и выбору контрагентов, расширяет пул поставщиков, ускоряет принятие решений. Весь процесс становится более эффективным, а еще онлайн-платформа позволяет анализировать соблюдение порядка проведения тендерных процедур.

– Объясните, за счет чего появляется прозрачность?
– Раньше отчетность по закупкам непосредственный руководитель получал по запросу, на бумаге – это тоже был ручной процесс. С появлением электронной площадки он может отследить закупку с экрана своего компьютера. А еще ему удастся посмотреть все процедуры и суммарную экономию от каждой: он видит изначальное предложение, а потом – со скидкой.

Закупщики также будут в курсе того, кто, как и за какое время согласовывает техническую часть предложений поставщика, и могут работать над оптимизацией этого процесса. Тендерный процесс закупки можно проанализировать – руководители закупок видят весь перечень процедур. Заказчики понимают, что и у кого находится на техническом согласовании, сколько по времени идет та или иная процедура по коммерческой и технической части.

Посмотреть закупку может и любой заинтересованный человек в рамках своих прав доступа. В том числе и поставщик – в личном кабинете. Он видит все этапы своего участия в процедурах, их результаты, он уверен, что о нем не забыли, а цены, которые он подавал, не затерялись на чьей-то личной почте. Теперь это понятный и открытый процесс. Выбор поставщика тоже становится прозрачнее – он обосновывается ценой и рядом других критериев, которые тоже можно отследить на онлайн-площадке.

– Обратную связь от поставщиков уже получили?
– Да, рабочую версию площадки мы запустили 1 сентября и первое, что сделали, – начали регистрацию участников тендера. Мы разослали им официальные письма от «Акрона», в которых предложили зарегистрироваться по той или иной номенклатуре в качестве участников тендеров. Если раньше все потенциальные контрагенты находились в рабочих базах закупщиков по каждой категории товаров, теперь они попали в единую базу. От поставщиков мы получили положительную реакцию: они были очень рады, что мы их пригласили. Тем более что у новой платформы простой интерфейс и понятная форма регистрации. Сейчас в нашем справочнике зарегистрировано больше тысячи участников тендеров, количество которых увеличивается ежедневно.

– Иностранные компании среди них есть?
– Первыми зарегистрировались российские контрагенты, потом представительства иностранных контрагентов. Сейчас для нас важно работать с зарубежными фирмами напрямую по контрактам, и поэтому мы дорабатываем версию электронной торговой площадки на английском языке.

– Расскажите, как создавалась электронная торговая площадка.
– Выбор разработчика электронной торговой площадки потребовал достаточно продолжительного времени, потому что мы хотели видеть реализованными на ней все бизнес-процессы «Акрона» по закупкам – это был принципиальный вопрос. Обычно компании, внедряющие проекты торговых площадок, предлагают стандартные «коробочные» решения. И бизнес вынужден приспосабливаться под этот «коробочный» шаблон, меняться под существующие решения. В нашем случае реализация стандартного решения автоматически привела бы к необходимости одновременной работы в нескольких информационных системах, что в итоге обернулось бы для закупщиков двойной и даже тройной работой. У нас, к сожалению, был негативный опыт работы на таких площадках.

– И в итоге решили остановиться на эксклюзивном решении специально для «Акрона»?
– Да, мы поняли, что все наши бизнес-процессы должны быть внедрены в уникальную платформу и в конце 2019 года начали работать с подрядчиком компании Naumen Supplier Relationship Management. Они уже реализовывали проект для нашего ИТ-сектора – программный продукт Naumen Service Desk. В разговоре с подрядчиком мы делали упор на то, что ЭТП должна была сделана под нас и нашу информационную систему.

Площадку разрабатывали долго, но в итоге удалось сохранить все привычные процессы принятия решений по каждой закупке. Так, например, решение по крупным закупкам в «Акроне» принимается кредитно-инвестиционным комитетом – и важно было сохранить утвержденную процедуру принятия решений при реализации электронной торговой площадки. В итоге мы получили площадку, полностью интегрированную в существующий ИТ-ландшафт предприятия, включая обмен данными с ERP-ИСА – информационной системой компании. Была обеспечена неразрывность потоков данных, исключено дублирование действий в разных системах.

На площадке используется именно наш справочник товаров, а не чужой, и все заявки, которые появляются в «Акроне», интегрируются в него и синхронизируются с ЭТП. На площадке собираются полные данные по всем запасам на складах Группы компаний «Акрон», цены, которые фигурировали по предыдущим контрактам.

– А службы «Акрона» принимали участие в разработке платформы?
– Да, все, кто так или иначе работает с закупками. Это управление информационных технологий, специалисты которого провели большую работу по глубокой интеграции информационных систем ЭТП и ERP-ИСА, они решили множество технических проблем, возникавших в ходе реализации проекта. Сотрудники управления материально-технического обеспечения и департамента по закупкам, от которых зависело формулирование требований к ЭТП, тестирование реализованных функций, контроль за устранением выявленных замечаний. Хотелось бы отметить нашу группу по оптимизации бизнес-процессов закупок, они помогали с отчетными формами. В управлении по обеспечению производства тоже давали рекомендации по улучшению площадки и участвовали в тестировании.

– Как собираетесь развивать площадку?
– Мы планируем запустить мобильное приложение, чтобы отслеживать закупочный процесс можно было онлайн с любого гаджета и из любой точки мира. Площадка будет масштабирована на еще одно химическое предприятие Группы – ПАО «Дорогобуж». Также будет охвачен и горнодобывающий сектор – дочерние компании «Акрона» «Северо-Западная Фосфорная Компания» и «Верхнекамская Калийная Компания». Вся аналитика по ценам поставщиков и остаткам товарно-материальных ценностей на складах будет собираться в единой базе ГК «Акрон».

А потом мы хотим развивать сами торговые инструменты. Например, аукционы, наряду с другими инструментами, которые «Акрон» сейчас использует, а именно запросы коммерческих предложений, открытые и закрытые процедуры. Кроме того, на торговой площадке скоро можно будет размещать заявки не только на товары, но и на услуги. Впереди большая работа.